Mehrmandantenfähig
Jedes Büro eröffnet sein eigenes Konto und fügt Personal hinzu; jede Firma sieht nur ihre eigenen Akten. Inhaber- und Personalrollen sind getrennt.
VisaBot
Ein Büro-Panel, das Visumakten mit KI vorbereitet.
Es liest das Terminschreiben, legt die Akte an, prüft Dokumente anhand der offiziellen Konsulatsliste und zeigt dem Personal Lücken und Widersprüche.
Was ist VisaBot?
Ein Visumantrag besteht aus Dutzenden Dokumenten: Reisepass, Kontoauszüge, Sozialversicherungsnachweise, Einladungsschreiben, Versicherung, Flugreservierung … In Beratungsbüros werden diese Dokumente meist von Hand einzeln geprüft; eine fehlende Unterschrift oder eine abweichend geschriebene Passnummer kann zur Ablehnung führen.
VisaBot übergibt diese Prüfarbeit der KI – die endgültige Entscheidung bleibt immer beim Personal.
So funktioniert es
- 1 · Terminschreiben hochladenDie KI liest Name, Passnummer, Land, Visumart, Termin und Antragszentrum; sie legt die Akte automatisch an und erstellt die offizielle Dokumentenliste des Landes.
- 2 · Dokumente per Drag-and-dropJede PDF-Datei oder jedes Foto wird dem richtigen Listenpunkt zugeordnet und nach dessen Regeln geprüft, zum Beispiel „biometrisches Foto, nicht älter als 6 Monate“ oder „Kontoauszug der letzten 3 Monate“.
- 3 · Daten werden per Code geprüftRegeln wie Passgültigkeit, Versicherungsumfang und Dokumentdaten werden nicht der KI überlassen, sondern mit festen Regeln berechnet.
- 4 · GegenprüfungDie Dokumente werden miteinander verglichen: Stimmen Name, Passnummer, Daten und Firmenangaben überall überein?
- 5 · Freigabe durch das PersonalJedes Dokument wird vom Personal freigegeben oder mit Begründung neu angefordert. Für fehlende Dokumente geht mit einem Klick eine E-Mail an den Antragsteller.
- 6 · ErgebnisverfolgungDie Gültigkeit eines erteilten Visums wird verfolgt; bei einer Ablehnung wird das Schengen-Standardformular mit KI gelesen und die Gründe werden erfasst.
Wichtige Funktionen
Live-Übersicht
Aktive Akten, Akten mit fehlenden Dokumenten, Termine der Woche, Statusgrafiken und eine Weltkarte der Antragsländer auf einem Bildschirm.
Wie viele Pflichtpunkte freigegeben sind, ist auf einen Blick sichtbar.
Wählbarer KI-Anbieter
OpenAI, Google Gemini oder xAI Grok; Nutzung und geschätzte Kosten jedes Aufrufs werden auf einer eigenen Seite ausgewiesen.
Sicherheit
Schutz vor in Dokumenten eingebetteten Anweisungen und Begrenzung der Anmeldeversuche; die KI trifft nie eine Visumentscheidung.
Wer welches Dokument wann freigegeben hat – alles protokolliert.
Datenschutzprozesse
Rechtstexte, ausdrückliche Einwilligung bei der Registrierung, Aufbewahrungsfrist mit täglicher automatischer Bereinigung, Export der Firmendaten und Kontoschließung sind in der Anwendung enthalten.
Erweiterbare Dokumentenlisten
Ein neues Land oder eine neue Visumart wird mit einer einzigen Vorlagendatei ergänzt.
Bewerten wir VisaBot gemeinsam für Ihr Büro.
Wir hören uns Ihre Antragsprozesse an und planen die passende Einrichtung.