Estructura multiempresa
Cada oficina abre su propia cuenta y añade personal; cada empresa solo ve sus expedientes. Los roles de propietario y personal están separados.
VisaBot
Un panel de oficina que prepara expedientes de visado con IA.
Lee la carta de cita, abre el expediente, revisa los documentos según la lista oficial del consulado y muestra al personal lo que falta o no coincide.
¿Qué es VisaBot?
Una solicitud de visado reúne decenas de documentos: pasaporte, extractos bancarios, informes de seguridad social, carta de invitación, seguro, reserva de vuelo… En las asesorías estos documentos suelen revisarse a mano, uno por uno; una firma que falta o un número de pasaporte escrito de forma distinta puede provocar una denegación.
VisaBot deja este trabajo de revisión a la IA, pero la decisión final siempre corresponde al personal.
Cómo funciona
- 1 · Suba la carta de citaLa IA lee el nombre, el número de pasaporte, el país, el tipo de visado, la fecha de la cita y el centro de solicitud; abre el expediente automáticamente y crea la lista oficial de documentos de ese país.
- 2 · Arrastre y suelte los documentosCada PDF o foto se asigna al punto correcto de la lista y se revisa según sus reglas, por ejemplo «foto biométrica de menos de 6 meses» o «extracto bancario de los últimos 3 meses».
- 3 · Las fechas se comprueban con códigoReglas como la validez del pasaporte, la cobertura del seguro y las fechas de los documentos no se dejan a la IA; se calculan con reglas exactas.
- 4 · Comprobación cruzadaLos documentos se comparan entre sí: ¿coinciden el nombre, el número de pasaporte, las fechas y los datos de la empresa en todos ellos?
- 5 · Aprobación del personalCada documento lo aprueba el personal o se vuelve a pedir con un motivo. Para los documentos que faltan, se envía un correo al solicitante con un clic.
- 6 · Seguimiento del resultadoSe sigue la vigencia del visado concedido; en caso de denegación, la IA lee el formulario estándar Schengen y se registran los motivos.
Funciones destacadas
Resumen en vivo
Expedientes activos, expedientes con documentos pendientes, citas de la semana, gráficos de estado y un mapa mundial de los países de solicitud en una sola pantalla.
De un vistazo se ve cuántos puntos obligatorios están aprobados.
Proveedor de IA a elegir
OpenAI, Google Gemini o xAI Grok; el uso y el coste estimado de cada llamada se muestran en una página aparte.
Seguridad
Protección frente a instrucciones ocultas en los documentos y límites de intentos de acceso; la IA nunca toma una decisión de visado.
Quién aprobó qué documento y cuándo, todo queda registrado.
Protección de datos
Textos legales, consentimiento expreso al registrarse, plazo de conservación con limpieza automática diaria, exportación de datos de la empresa y cierre de cuenta incluidos en la aplicación.
Listas de documentos ampliables
Un nuevo país o tipo de visado se añade con un único archivo de plantilla.
Evaluemos VisaBot para su oficina.
Escuchamos sus procesos de solicitud y planificamos la implantación adecuada.